20 - 07 - 2018

    DocPath emplea la tecnología documental para mejorar los procesos logísticos

    DocPath

    DocPath, la solución de software documental recientemente concluida que abarca el ciclo completo de los documentos de negocio de los sectores Logístico, Transporte y Distribución, permite optimizar la gestión documental en los procesos logísticos de una importante empresa tecnológica.

    El proyecto implicó a dos grandes compañías: un importante operador logístico y una multinacional del sector tecnológico. Su reciente rápida y puntual conclusión marcó un hito importante en la racionalización de los procesos logísticos de la empresa.

    El operador logístico es un proveedor con presencia en 220 países y regiones de todo el mundo, que cuenta con más de 285.000 empleados y ofrece soluciones logísticas a través de diferentes medios de transporte. Su delegación en España es la que gestiona toda la documentación empresarial de la multinacional, fundada en 1938 en Corea.

    Antes de la implantación de la tecnología de gestión documental de DocPath, la devolución de los albaranes preimpresos debidamente firmados y sellados para clasificarlos y almacenarlos manualmente y digitalizarlos para proceder a su envío electrónico suponía un largo proceso documental logístico, además de requerir personal que realizara estas tareas y custodiara los albaranes durante el período necesario establecido por ley.

    Por ello, este operador logístico requería optimizar al máximo el proceso de gestión documental logístico de una manera fija y estructurada de los albaranes preimpresos. La implantación de DocPath permitió que el operador logístico redujera al mínimo la labor administrativa y tediosa de gestión manual de albaranes.

    Además, la optimización del proceso documental logístico junto a sus buenos resultados son las razones por las que se ha previsto extrapolar este nuevo sistema de gestión documental logístico a las diferentes oficinas de la empresa proveedora de logística en España, donde cuenta con aproximadamente 7.500 empleados y más de 100.000 clientes.

    El éxito de DocPath radica en el diseño de documentos dinámicos que parte de la información fija de los formularios utilizados anteriormente. -En una primera fase, se generaron los albaranes dinámicos con un sistema de codificación, para su posterior tratamiento automático. Se utilizó el motor de generación de la solución documental para realizar los documentos en formato PDF. De esta forma, se eliminaron los albaranes preimpresos y el uso de las impresoras matriciales.

    La segunda fase del proyecto documental logístico se centró en la indexación automática de la documentación. Aquí se utilizó la solución de gestión documental DocPath Aspen para almacenar y clasificar los albaranes generados previamente en formato PDF. Esta segunda fase permite la posibilidad de ofrecer el acceso seguro a los albaranes escaneados tanto a los clientes como al personal de la empresa tecnológica mediante una estricta política de accesos.

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