Los Facility Managers (FM) requieren del uso de diversas herramientas informáticas para gestionar el volumen de presupuesto de su área y disponer de información actualizada de forma inmediata.
Las herramientas utilizadas en FM se pueden dividir en varios grupos principales: ERP (Enterprise Resources planning), GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistido por ordenador), CAD (Comuputer Aided Design), CAFM (Computer Aided Facility Management ) y IWMS ( Integrated Worplace Management systems).
ERP es un sistema para la planificación, control y operación desde un punto de vista financiero. Se caracteriza por estar compuesto por diferentes módulos integrados que apoya las principales actividades: finanzas, producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, GIS, inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc.
Los ERP gestionan los ítems asociados al Facility Manager desde el punto de vista de gestión administrativa, fundamentalmente.
GMAO o CMMS (Computerized Maintenance Management System), por sus siglas en inglés, permite la gestión de mantenimiento de los equipos y/o instalaciones de una o más empresas, tanto mantenimiento correctivo como preventivo, predictivo, etc.
Este sistema está enfocado a la disponibilidad de recursos y abarca el control de incidencias, programación de revisiones, control de stocks y repuestos, así como la generación y seguimiento de órdenes de trabajo.
Por su parte, CAD o diseño asistido por ordenador es software de dibujo 2D y modelado 3D. Las herramientas de dibujo en 2D se basan en entidades geométricas vectoriales como puntos, líneas, arcos y polígonos, con las que se puede operar a través de una interfaz gráfica.
Los modeladores en 3D añaden superficies y sólidos. El CAD también puede ser utilizado en el marco de procesos de administración del ciclo de vida de productos.
En cuanto al CAFM, se trata de un sistema de información y gestión que permite trabajar de forma gráfica y alfanumérica indistintamente apoyada en un gestor documental integrado en el sistema.
El CAFM facilita gestionar de forma gráfica y sencilla toda la información de los inmuebles. La mayoría de los paquetes CAFM existentes en el mercado se basan en sistemas CAD con una vinculación más o menos robusta con elementos alfanuméricos en bases de datos.
Las siglas CAFM o IWMS son utilizadas indistintamente en muchas ocasiones. Sin embargo, existen diferencias entre estos sistemas. Desde una perspectiva funcional, la diferencia más importante es que IWMS incluye amplia funcionalidad de Real Estate y gestión de arrendamientos, gestión de proyectos y gestión de la sostenibilidad.
Los sistemas IWMS integran cinco componentes clave de funcionalidad, operados desde una solo plataforma tecnológica y base de datos: Gestión de Patrimonio (control de propiedades y arrendamientos, seguros, planes de inversión, etc.), Gestión de Espacios y proyectos (asignación de espacios, control de proyectos, inventarios, etc.), Gestión del mantenimiento (control de incidencias, programación de revisiones, control de stocks, etc.), Gestión de servicios (peticiones, reservas, gestión de flota, etc.) y Gestión de la sostenibilidad (consumo de energía, huella de carbono, gestión de residuos, etc.).
Por encima de todo, hay que tener en cuenta que estas herramientas únicamente ayudan con la gestión de la información que maneja un Facily Manager, pero no son la solución. Según la cantidad de portfolio gestionada, no será imprescindible ni siquiera la implementación de complejos sistemas; dependerá de las necesidades reales, tal y como explica el post de FM House.
La informatización global de los sistemas y el continuo avance en la tecnología harán demandar a las organizaciones Facility Managers especializados en un futuro, lo que convierte a esta profesión en una carrera que está en alza.
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