Un software de gestión de transporte es una solución de seguimiento informatizado que están usando las empresas que tienen la actividad de transportar mercancía como modelo de negocio. Se le denomina software de transporte o TMS (Transport Management System). Este conforma una amplia gama de programas automatizados de gestión de las cadenas de suministro. El objetivo de estas tecnologías es ayudar a la optimización de este proceso para reducir costes y garantizar una mejor calidad del servicio.
¿Qué es la gestión de transporte?
Para las empresas de este sector, contar con una buena gestión de flotas de transporte es prioritario. Lograr involucrar las nuevas tecnologías en este proceso es una innovación que la mayoría de las empresas de ese tipo estaban esperando y muchas ya están sacándoles provecho.
Se trata de una plataforma logística que contribuye a tener un mayor control tanto del transporte en sí como de lo que este traslada. Es una forma mucho más segura, eficiente y rigurosa de llevar un control de rutas, entradas y salidas de conductores, lapsos de entrega de mercancía, pagos a terceros, que las documentaciones se encuentren dentro de la normativa vigente legal, etc.
Uso del software de gestión de transporte
Entonces, se puede decir que un software de transporte ofrece soluciones para agilizar todo o parte del proceso logístico con el fin de ahorrar tiempo y dinero. También facilita el intercambio de información entre las partes interesadas en el proceso.
Esta herramienta tecnológica tiene una serie de características comunes, pero también otras más especializadas o personalizadas, de manera que se pueden adaptar a diversos perfiles de usuario, tipos de empresas de transporte, expedidores, transportistas, proveedores de servicios de mensajería, mudanzas, etc.
Ventajas que ofrece un software de transporte
La mayoría de los programas informáticos de transporte permiten gestionar automáticamente los siguientes procesos:
- Hacer reservas para pedidos o reuniones con clientes.
- Organizar las entregas o recogidas.
- Distribuir los envíos a los transportistas o a las empresas de transporte en función de diversos criterios.
- Hacer el seguimiento de los flujos de salida y entrada en tiempo real (track and trace).
- El envío y archivo de copias digitales de albaranes y registros de transporte.
- El seguimiento de incidencias: retrasos, anulaciones, reservas, desacuerdos, etc.
- Permite que las líneas de transporte puedan ser facturadas de antemano o incluso inmediatamente.
- Medición y análisis del rendimiento (KPI): coste por kilo o milla, huella de carbono, estadísticas de conducción, etc.
¿Cómo escoger un software de transporte?
El software de transporte que ahorrará más tiempo al automatizar más tareas es la opción ideal para todo tipo de empresas. Conviene seguir estos pasos:
Elaborar una lista de los procesos que se deben automatizar
Para elegir correctamente el software de transporte se necesita saber con precisión qué es lo que se espera de esta herramienta. Para esto, es importante elaborar una lista de todas las operaciones que causen retraso o problemas.
Entran aquí la planificación de las rutas, las dificultades para conocer las órdenes o itinerarios de transporte, el uso de la aplicación por parte de los conductores, la respuesta de los clientes, etc.
Un software para cada tipo de negocio
Hay docenas de herramientas de gestión de la cadena de suministro, algunas de las cuales se adaptan a una variedad de tareas y otras están hechas para una industria específica.
Por ejemplo, parece que los procedimientos logísticos de un centro de pruebas médicas y de un experto en entrega de paquetes son bastante similares.
El software elegido debe encajar con el tipo de negocio y sus particularidades y necesidades específicas.
Las funciones que ofrece
En esta fase se debería poder definir una lista de tres a cinco opciones. Hay que comparar las características de la lista de imprescindibles de procesos que deben ser automatizados con las que cada editor ofrece como “estándar”.
Las rutas, lo que se entregue y la prontitud con que se haga tienen que tomarse en cuenta aquí. La variabilidad de tiempo y rutas es muy importante en la cadena y los procesos automatizados.
El soporte ofrecido por el proveedor de software
Esto es indispensable. No hay manera de que un software no posea un servicio técnico ante contingencias o para el mantenimiento. Además, la particularidad de dónde se alojan los datos en la nube o servidores es importante también. Al igual que la capacidad de respuesta las 24 horas.
