Juan Francisco Cerezo, Chief Information Officer (CIO) de Agua Mineral San Benedetto, comentó durante la jornada Aecoc de Administración Comercial Eficiente que las facturas de proveedores en Agua Mineral San Benedetto se gestionan de la misma forma que los pedidos de clientes.
Las facturas se escanean porque prácticamente todas llegan en papel, y aparecen en la web de Esker con firma digital. Las facturas recibidas PDF por email se ubican en carpeta compartida.
La extracción y validación de las facturas se hace con dos monitores, lo que permite doble visibilidad. A la hora de llevar a cabo la extracción, se implantaron en 2009-2010 dos monitores de gran formato porque se trabaja con dos herramientas y, de este modo, el trabajador puede visualizar la extracción de la información con un monitor y validarlo con el otro.
Estos dos monitores permiten una visibilidad dual, tanto del formulario OCR como del documento de origen, lo que se traduce en una óptima validación OCR al disponer de una validación de origen y datos.
Antes de la implantación del proyecto en Agua Mineral San Benedetto se hacían facturas a 900 proveedores con 15.000 facturas al año, donde el 95% de las facturas eran en papel y solo un 3% era en PDF o email, por lo que se requerían archivadores, mobiliario y salas de archivado.
Actualmente, el 95% de las facturas son digitales (un total de 14.250 facturas), solo se requieren cuatro escáneres y ningún archivador, mobiliario ni salas de archivado.
La tercera jornada Aecoc sobre Administración Comercial Eficiente finalizó con éxito el pasado 21 de abril en el Hotel Holiday Inn de la calle Alcalá de Madrid.
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